Tips om georganiseerd te blijven

Er zijn op internet talloze lijstjes te vinden met tips om meer structuur in je huishouden/planning/boodschappen/wat-dan-ook te krijgen. Als het allemaal even niet zo georganiseerd lukt als ik graag zou willen, haal ik daar vaak inspiratie uit. Ik moet zeggen dat ik sinds een aantal weken alles weer lekker op de rit heb. Het menuplannen bevalt me goed en die rust heeft ook z’n weerslag op mijn andere planningen. Hieronder een aantal tips die mij erg helpen om meer structuur aan te brengen en het ook realistisch te houden ;)

1. Neem de tijd voor het maken van een planning

Helemaal wanneer je voor het eerst een serieuze planning gaat maken. Of het nu gaat om een weekmenu of een werkplanning, het kost gewoon even tijd om alles op een rijtje te krijgen. En zie die tijd ook niet als verloren tijd. Soms heb ik na een uur weleens het idee ‘wat heb ik nu helemaal gedaan?’. Nog niets concreets, maar een goede planning kan je wel heel veel tijd en stress schelen.

2. Ga op zoek naar een format/lay-out dat voor jou werkt

Iedereen is anders. De een streept graag fysiek iets af van een lijstje, de ander schoont liever een digitaal lijstje op zodat die steeds korter wordt. De een plant liever ver vooruit, de ander houdt het graag concreet bij wat er vandaag moet gebeuren. De een heeft het liefst één lijst, terwijl de ander graag per categorie ziet wat er moet gebeuren. En zo kan ik nog wel even doorgaan. Bedenk voor jezelf goed aan wat voor soort schema, planning of overzicht jij het meeste hebt, want ze hebben natuurlijk alleen effect als je er ook goed mee uit de voeten kunt.

3. Reserveer een realistisch tijdsbestek voor je taken

Daar gaat het bij mij vaak mis. Ik maak aan het begin van de week een weekoverzicht waarin ik per dag neerzet wat ik moet doen. En dat was vaak veel te veel. Het helpt mij om de ruimte om taken neer te schrijven fysiek kleiner te maken. Zo kan ik simpelweg minder dingen opschrijven en ziet mijn dag er sneller ‘vol’ uit. Reserveer ook elke dag een uur voor de dingen die tussendoor komen. Die zijn er namelijk bijna altijd. En zo niet, dan is er vaak wel een klusje wat is blijven liggen of een andere taak die uitloopt. (En als dat er niet is, kun je mooi lezen in dat ene boek waar je nooit aan toe komt).

4. Word niet boos op jezelf als je iets niet af krijgt

Soms heb je van die dagen, dan krijg je gewoon niet af wat je af wilde hebben. Na zo’n dag ga ik altijd voor mezelf na of ik ook echt doorgewerkt heb. Als dat het geval is, dan had ik gewoon teveel op mijn lijstje staan en was mijn planning niet realistisch. Geeft meestal niets, morgen weer een dag! Plan je taak verderop nogmaals in. Heb je voor je gevoel niet hard genoeg doorgewerkt, wees dan een beetje lief voor jezelf. Iedereen heeft wel van die dagen. Zou je na zo’n dag ook boos worden op een collega die een verslag niet heeft afgekregen? Nee? Word dan ook niet boos op jezelf. Bedenk ook dat je nu in ieder geval overzicht hebt en precies weet wat er niet is gebeurd. Dat is altijd nog beter dan dingen vergeten omdat het een chaos in je hoofd is.

5. Plan momenten in om je privé-mails te bekijken of je post door te werken

In ons smartphone tijdperk is het de normaalste zaak van de wereld om tussendoor even snel te kijken of je nog nieuwe mails hebt. Kopje koffie? Even kijken naar m’n mailbox. Reclame op tv? Even kijken naar m’n mailbox. Gesprekspartner naar het toilet? even kijken naar m’n mailbox. Wachten op de bus? Even kijken naar m’n mailbox. Het gaat zo gemakkelijk dat je het bijna niet meer doorhebt. Eigenlijk zijn dit allemaal momenten waarop je niets met eventuele nieuwe mail kan. Je scant even snel of de inhoud belangrijk is en denkt ‘daar reageer ik straks wel even op’. Toch kan de informatie uit het mailtje je wel bezighouden en afleiden van waar je eigenlijk mee bezig bent. Niet echt bevorderlijk voor je concentratie dus.
En hoe vaak gebeurt het niet dat je vergeet op een mail te reageren omdat die niet meer als ‘ongelezen’ gemarkeerd staat op het moment dat je achter je computer zit en wel tijd hebt? Ik gok regelmatig, als je vaak even snel tussendoor je mail checkt. Wanneer je weer je mailbox wil openen, bedenk dan eerst of je ook iets kan met de informatie die je leest. Nee? Wacht dan tot een later moment.

6. Filter je inkomende e-mails automatisch

Bij Gmail kun je diverse filters aanbrengen in je mail. Via allerlei labels kun je zelf categorieën creëren. Door filters in te stellen kun je e-mails van bepaalde personen of met bepaalde onderwerpen automatisch in een categorie (map) laten plaatsen. Slippen er toch mails doorheen, zet die dan gelijk ongeopend in de betreffende map. Op die manier kun je alle e-mails van bijvoorbeeld een commissie of bestuur waar je in zit groeperen en er op een moment dat je er daadwerkelijk tijd voor hebt op reageren.

7. Hou een lijstje bij de hand

Dan kun je alle taken en ideeën die in je opkomen daarop schrijven, zodat je ze niet vergeet. Op een later moment kun je die dan in je planning opnemen of ergens anders een plekje geven. Ik heb nu in dezelfde map als mijn weekplanning ook een globale maandplanning, een to-do-maar-niet-dringend-lijst en een ideeënpagina voor mijn website. Als me dus nog iets te binnen schiet dat ik niet moet vergeten of ik krijg tijdens mijn werk ineens een leuke ingeving voor een blogbericht, dan schrijf ik dat op het betreffende papier erbij en kan ik er op een later moment mee aan de slag.

8. Zet voor bepaalde taken een wekker

Met sommige taken werkt het beter om een tijdslimiet te stellen. Heb je een hekel aan was vouwen of ligt er nog een berg te wachten? Zet de keukenwekker dan op 5 minuten en ga gedurende die 5 minuten aan de slag. Als de tijd om is, stop je gewoon. Morgen weer 5 minuten. Zelfde geldt voor bijvoorbeeld het opruimen van je huis of vervelende uitzoekklusjes. Als je dat elke dag een paar minuten doet, zul je verbaasd zijn over het resultaat na een week. Op deze manier kun je ook werken aan een stapel post die je nog moet verwerken (archiveren, beantwoorden, bijlagen scannen, declaraties indienen, enzovoorts). Stop ze allemaal in een la of map en neem daar bijvoorbeeld twee keer in de week een kwartiertje of half uurtje de tijd voor. De truc hierachter is dat je iets wat je ervaart als een te grote berg werk opdeelt in behapbare en afgebakende porties.
Ik heb zelf nog niet letterlijk een wekker gezet, maar ik heb inmiddels wel in m’n ritme opgenomen dat ik voordat ik naar bed ga even een paar minuten iets opruim. Tafel leegmaken, aanrecht opruimen, was opvouwen, maar net wat er nodig is. Dat ‘even lekker (ont)rommelen’ geeft me een opgeruimd gevoel en daardoor slaap ik ook lekkerder.

9. Plan ook rusttijd en quality time in!

Een georganiseerde week werkt voor mij alleen wanneer ik daar ook rustmomenten in opneem. Je kunt niet altijd productief of bezig zijn. Plan momenten waarop je kunt ontspannen door te sporten, te lezen, te musiceren, of een andere hobby uit te oefenen. En maak ook tijd voor mensen met wie je graag optrekt. Je partner, vrienden/vriendinnen, familie, buren, wie dan ook. Op zulke momenten kom je tot rust en krijg je nieuwe energie. Belangrijk dus! Ik probeer elke week een balans te vinden in de invulling van mijn avonden. Dat lukt niet altijd, maar ik blijf het gewoon proberen.
Naar een tip van mijn vader houd ik ook altijd een weekend per maand vrij. In principe gewoon geen afspraken plannen in dat weekend, zodat je vrij bent om te doen waar je op dat moment zin in hebt. Heb je wel zin om met vriendinnen af te spreken of op familiebezoek te gaan, vooral doen! Maar heb je zin om lekker uit te slapen en de rest van de dag in je pyjama op de bank een boek te lezen? Dan kan dat ook! Zet dus op tijd een groot kruis door een van de weekenden en als mensen vragen of je dat weekend iets kunt doen, dan is je antwoord nee, want dan ben je bezet vanwege een afspraak met jezelf of met je gezin.

Dit waren voor mij de laatste tijd wel de belangrijkste en waardevolste tips uit een verzameling van tips die online te vinden zijn. Welke tips willen jullie daar nog aan toevoegen? Aan welke tips hebben jullie veel gehad?

Geen Reacties.

Laat een reactie achter